Eén van de diensten die wij bij Touched by a Word aanbieden is e-mailmanagement of e-mailbeheer. In de Verenigde Staten is dit al redelijk ingeburgerd, ook dichterbij in landen als Engeland en Duitsland kijken ze niet meer van op van een virtueel assistent e-mailbeheer. Wij Vlamingen zijn vaak wat conservatiever op de werkvloer, dus een e-mailmanager is hier nog onbekend en onbemind. Ik leg even uit welke meerwaarde het inhuren van een externe medewerker om jouw mails te beheren voor jouw onderneming kan betekenen.

Wat doet een virtueel assistent e-mail of e-mailmanager?

Een e-mailmanager is in grote lijnen iemand die (vanop afstand) jouw inbox beheert. Iemand die voor overzicht zorgt, jouw mails organiseert en vaak ook e-mails beantwoordt. In grotere bedrijven is het niet abnormaal dat secretaresses (management assistants) de mail van hun baas deels of volledig beheren. Kleinere bedrijven hebben vaak niet de mogelijkheden noch de budgetten om in house personeel aan te nemen. Als kleinere ondernemer moet je het vaak zonder personeel doen. Bijgevolg heb je meestal teveel werk en te weinig tijd. Maar moet je echt alles zelf doen? Met de technologie van vandaag kan je taken zoals mailbeheer makkelijk uitbesteden. Nu ook het thuiswerken meer ingeburgerd is, begint de drempel om met virtuele assistenten te werken gelukkig ook al een stuk kleiner te worden. Ook voor wie personeel aannemen geen optie is zijn er nu meer mogelijkheden om passende hulp in te schakelen.

Waarom een virtueel assistent e-mail inhuren?

Van alle vormen van zakelijke communicatie, is e-mail nog steeds de meest gebruikte. Mensen besteden elke dag vaak 2 uur of meer aan het lezen en beantwoorden van mails. Denk hier eens goed over na: dit is bijna een kwart van een normale werkdag. Het gevolg laat zich merken aan 2 kanten: enerzijds is je inbox vaak een grote chaos. Mails worden niet of te laat beantwoord waardoor je soms klanten verliest of belangrijke afspraken mist. Aan de andere kant kom je vaak niet rond met je andere taken omdat je teveel tijd verliest met het lezen en beantwoorden van e-mails. Om nog maar te zwijgen van de momenten dat je je mails in je vrije tijd moet doen omdat je er tijdens de normale werkuren niet aan toe komt. Tijd die je voor je familie en vrienden wil reserveren wordt nu ook ingenomen door je werk.

De dag van vandaag is e-mail niet enkel een communicatiemiddel. E-mail is als het ware jouw controlecentrum: afspraken regelen, reminders die binnenkomen, inkomende mails die vaak resulteren in action items… een georganiseerde inbox is waar productiviteit begint.

Is een volle inbox ook voor jou een dagelijkse frustratie? Stel je eens voor dat je de tijd die je aan je mail besteedt voor andere zaken zou kunnen benutten? Dit kan door een virtueel assistent in te schakelen. Je kan zelf de scope bepalen van de samenwerking maar ik beschrijf even wat een virtueel assistent e-mail voor jou allemaal kan doen.

Basis e-mailbeheer

• je inbox organiseren – alle bestaande mails organiseren in categorieën of folders zodat alles mooi gestructureerd en makkelijk terug te vinden is 
• spam ruimen – uitschrijven van mails die je niet meer wenst te ontvangen en deleten van alles wat je niet meer nodig hebt
• je contactgegevens up to date houden – dubbele contacten samenvoegen
• instellen van filters – door het instellen van filters kan je automatisch bepaalde acties toevoegen aan je mails. Je kan mails van bepaalde personen een bepaalde kleur of label geven, zodat deze opvallen als ze in je inbox binnenkomen. Je kan bepaalde mails ook je inbox laten overslaan en automatisch naar een map sturen. Dit is bijvoorbeeld handig voor orderbevestigingen of digitale facturen.
• inkomende mails behandelen – hier kies je zelf hoe je dit wil organiseren. Je VA kan de inkomende mails sorteren en aanduiden op welke jij actie moet ondernemen. Zij kan ook een antwoord voorbereiden om het jou alvast makkelijker te maken. Als er voldoende vertrouwen is kan de VA ook mails in jouw naam beantwoorden of versturen. 
• agenda-integratie – vaak komen uitnodigingen voor meetings, webinars of zoom calls via e-mail. Je VA kan deze voor jou inplannen. Idem voor het verplaatsen van afspraken – je VA kan deze verplaatsen en zo nodig andere deelnemers verwittigen.
• uitsturen van bedankingen en wensen – een e-mailmanager houdt voor jou in de gaten wanneer jouw belangrijke contacten jarig zijn en kan verjaardagswensen sturen. Ook het sturen van bedankingen of opvolgmails na belangrijke events worden door de ontvanger meestal op prijs gesteld. 

Hoe wordt dit praktisch gerealiseerd? 

Allemaal goed en wel, maar hoe werkt dit dan in de praktijk? Een ervaren virtueel assistent kan jou hier uiteraard allemaal in helpen maar het werkt als volgt:

• je geeft je gebruikersnaam en paswoord waardoor je VA kan inloggen en mails lezen en beantwoorden. Je kan ook een apart e-mailadres aanmaken zoals bijvoorbeeld info@ of klantendienst@ met jouw domeinnaam, zodat jouw mailbox privé blijft. Of je kan ook een mailadres op jouw domein maken met de naam van de VA. Het is maar hoe je het zelf wil. 
• Start voorzichtig. Laat je VA eerst starten met zaken die weinig risico opleveren, zoals het categoriseren van mails, het opmaken van folders, het instellen van filters. Naarmate het vertrouwen groeit kan je meer zaken uit handen geven.
• als je een zaak runt krijg je vaak terugkerende vragen. Een VA kan sjablonen aanmaken zodat de antwoorden op deze courante vragen reeds beschikbaar zijn en deze snel kunnen uitgemaild worden. Hier is het wel belangrijk dat je even de tijd neemt om samen te bekijken wat de courante vragen zijn en welke de passende antwoorden daarop zijn. 
• Zorg voor een goede communicatie met je VA. Bij de startup is het belangrijk dat jij duidelijk aangeeft wat je verwacht en welke jouw zorgen, frustraties of problemen omtrent je inbox zijn. Neem ook de tijd om je VA goed op te starten. Het is niet echt bevorderlijk voor een vruchtbare samenwerking als je gewoon zegt hier is mijn paswoord, regel het maar. Dit zal zorgen voor ergernis en onvrede bij beide partijen.

Voor e-mail management is het belangrijk om een langdurige samenwerking op te bouwen. Hoe langer je samenwerkt, hoe groter het vertrouwen in je virtuele assistent en hoe meer je VA jouw taken kan verlichten. Een goede VA zal ook een verbondenheid met jouw onderneming voelen en meedenken in jouw filosofie. 

Werken met een virtueel assistent e-mail – voordelen

• het allergrootste voordeel voor jou is tijdsbesparing
• je mailbox blijft overzichtelijk en gestructureerd, je vindt alles terug
• nooit meer vergeten afspraken of onbeantwoorde mails
• je mails zullen veel sneller en op een professionele manier behandeld worden
• een VA kan je helpen om klanten en medewerkers wat extra persoonlijke aandacht te geven. Een mailtje na een vergadering om te melden dat je het heel inspirerend vond, of iemand verjaardagswensen of gelukwensen sturen.  Klanten en medewerkers stellen dit heel erg op prijs.

E-mail marketing

Naast basis e-mailbeheer bieden ervaren VA e-mailmanagers vaak diverse vormen van e-mail marketing aan. Denk bijvoorbeeld aan het uitsturen van nieuwsbrieven of autoresponders via software zoals Mailchimp, MailerLite, Sendinblue, Flexmail. Hier ga ik in een later artikel verder op in.

Kostenplaatje

Wat betaal je nu voor dergelijke dienstverlening? Dat hangt uiteraard af van het aantal uren die een e-mailmanager aan jouw mail besteedt. Virtuele assistenten maken meestal gebruik van timetracker software om te zien hoeveel tijd ze aan projecten werken. Na ongeveer een week is meestal duidelijk of de voorziene tijd voldoende is of niet en kan er zonodig bijgestuurd worden.

Je moet dit bekijken als een investering, want de vrijgekomen tijd kan jij productief besteden aan andere taken (of aan je gezin). Bovendien is de kost van een virtueel assistent ook een aftrekpost. En in tegenstelling tot wanneer je personeel aanneemt hoef je hier geen infrastructuur en werkruimte te voorzien.

Heb je niet het budget voor permanent e-mailbeheer, overweeg dan misschien een e-mail make-over. Hierbij bekijken wij samen met jou op welke manier wij je mailbox kunnen organiseren en welke processen wij kunnen instellen om efficiënter te werken.

Geïnteresseerd?  Stuur ons een mailtje met jouw vragen of vraag een telefoongesprek aan – vragen staat altijd vrij.