Je mailbox organiseren
In dit artikel wil ik jullie graag enkele tips geven om je mailbox te organiseren. Een opgeruimde inbox zorgt niet alleen voor meer overzicht op je inkomende mail, het zal jou ook helpen om je taken en afspraken beter te plannen.
Een mailbox is niet meer dan een digitale postbus. Stel je eens voor dat je je geopende brieven opnieuw in je brievenbus zou gooien. Reeds na 2 weken zou de chaos niet te overzien zijn. Je rekeningen zouden niet betaald raken, je zou evenementen missen omdat je uitnodigingen nog in de brievenbus zitten enz… Dit is ondenkbaar, niet? Waarom doen dan zoveel mensen net dát met hun digitale mailbox?
De bedoeling is om het aantal mails in je inbox tot een minimum te herleiden. Zo heb je een propere start om daarna met goede gewoontes je mailbox voor altijd georganiseerd te houden.
Inbox zero wordt vaak als streefdoel naar voor geschoven, maar ikzelf zorg er gewoon voor dat mijn ganse Postvak In op 1 pagina te zien is zonder scrollen. Hoe beginnen we hieraan?
Opgelet: je mailbox organiseren vraagt wel wat tijd. Als het een grote chaos is kan je best voldoende tijd voorzien om orde op zaken te stellen. Lees dit artikel eerst door, dan kan je ongeveer inschatten hoeveel tijd je moet voorzien. Plan voldoende tijd in om alles in 1 sessie af te werken. Zoniet loert het gevaar dat je losse eindjes onafgewerkt laat.
Stap 1: deleten wat je niet nodig hebt
Je mailbox organiseren begint bij het deleten van alle mails die je niet meer nodig hebt. Afhankelijk van hoe kordaat jij wil zijn kan je gewoon alle mails ouder dan 3 jaar verwijderen. Wees eerlijk… hoe vaak ga jij nog op zoek naar mails van langer geleden? (Denk wel na of er mogelijk belangrijke zaken zouden zijn die je toch moet behouden)
Voor de resterende mails gaan we wat selectiever te werk. Hier moet je bepalen of je deze gaat Deleten of Archiveren. Bij deleten zijn ze voorgoed weg. Bij Archiveren blijven ze beschikbaar maar niet in je Inbox. Hiervoor zijn er in Outlook een aantal handige tools en opties.
Een makkelijke manier om door je mail te gaan is te sorteren op afzender of onderwerp. Dit kan je doen door in je Outlook inbox bovenaan op de kolom Afzender of Onderwerp te klikken. Nu staan alle mails per afzender gesorteerd en kan je ze makkelijk in groep selecteren en verwijderen.
Gebruik je de Outlook desktopversie, dan kan je gebruik maken van de functie Opruimen om snel ongewenste e-mail in je postvak in te verwijderen. Met de functie Opruimen heb je ook opties om automatisch alle binnenkomende e-mailberichten van een specifieke afzender te verwijderen of om bijvoorbeeld e-mailberichten die ouder zijn dan 10 dagen te verwijderen.
Heb je veel lange e-mail threads (mails over en weer met antwoorden over hetzelfde onderwerp) dan kan je hiervoor ook de functie opruimen gebruiken. Hiermee wordt de inhoud van elk bericht in het gesprek beoordeeld. Als een bericht volledig is opgenomen in één van de antwoorden, wordt het vorige bericht verwijderd. Hierdoor hou je dus enkel de meest recente berichten over.
Deze stap kost vaak het meeste tijd. Heb je niet veel tijd (of wil je een extra zekerheid inbouwen) sla dan stap 1 over. Je kan altijd op een later tijdstip in je archief gaan opruimen.
Stap 2: afmelden bij nieuwsbrieven
E-mailmarketing is hot tegenwoordig. Het gevolg is dat onze mailboxen overlopen van het aantal nieuwsbrieven. Je hebt enerzijds de mails van bedrijven die wekelijks, sommige zelfs dagelijks mails versturen met promoties en dergelijke. Anderzijds zijn er ook nieuwsbrieven waarop je jezelf hebt ingeschreven omdat ze vaak interessante informatie bevatten.
Ga eens na welke mails je regelmatig leest en welke niet. Wees dan meedogenloos en meld je af op alles wat je niet leest of niet meer wil ontvangen. Zoals je vast weet is het wettelijk verplicht een uitschrijffunctie te voorzien, dus je kan je bij alles onderaan afmelden.
Stap 3: mail archiveren
Nu je alle mails die je niet moet bijhouden hebt verwijderd, gaan we de rest archiveren. Ze verdwijnen uit je inbox, maar ze worden niet verwijderd. Je verplaatst ze gewoon naar een archief* waar je altijd toegang toe hebt.
Wat is een e-mail archief? Dit is gewoon een aparte verzamelplaats waar je al je oude mails kan terugvinden, zowel verzonden als ontvangen mails.
*Noot: ik hou ervan om minstens 1 keer per jaar ook mijn archief op te ruimen.
Hoe doe je dit? In Outlook Desktop ga je naar bestand – hulpprogramma’s.
Bij hulpprogramma’s heb je 3 keuzes. Om snel te werken kies je postvak opruimen en dan kan je hier kiezen vanaf welke datum je je mails naar het archief wil verplaatsen.
Je kan items ook manueel selecteren (één per één of in bult) en naar je archiefmap verslepen. Dit is ook de werkmethode in de webtoepassingen.
Je kan alle mails van de laatste week of 14 dagen in je inbox laten voor verdere behandeling en de rest naar het archief sturen.
Als je met een Gmail of Outlook Web App werkt is je archief eigenlijk gewoon een map in je mailbox. Items archiveren verkleint dus niet de grootte van je postvak. In de desktopversie van Outlook kan je items ook archiveren in een lokaal .pst bestand. Met deze methode verkleint de grootte van je postvak wel. Als je deze functie gebruikt kan je ook gaan auto-archiveren. Let er dan wel op dat je van dit .pst bestand ook regelmatig een externe backup maakt.
Stap 4: je mailbox organiseren voor de toekomst
Eens alles wat overzichtelijker is, wil je je mailbox zo organiseren zodat deze volledig op jouw maat is ingericht met processen en instellingen die jouw productiviteit verhogen. Dit is echt voor iedereen anders en hangt af van jouw workflow. Naarmate je langer met een systeem werkt zal je ondervinden wat voor jou werkt en wat niet.
Voor elke mail die binnenkomt moet uiteraard actie ondernomen worden. Je hebt 3 opties:
- Reply – als je onmiddellijk kan antwoorden, doe dat dan.
Nadien Delete of Archiveer je de mail zodat hij uit jouw inbox is. - Inplannen: gaat de mail over een afspraak of iets dat in je kalender moet ingepland worden, doe dit dan. Gebruik je Outlook op de desktop dan kan je de mail gewoon naar het Agenda icoontje slepen en dan opent dit automatisch een Agenda Item met de inhoud van de mail erbij. In Outlook Web App (OWA) of Gmail kan dit ook als het zijpaneel voor Agenda is geopend.
- To Do – als je iets moet doen op een later tijdstip dan hangt het ervan af hoe jouw workflow is. Bij voorkeur verdwijnt de mail uit jouw inbox. Je kan de mail ook naar Taken slepen.
- In OWA en Gmail kan je een mail uitstellen of snoozen. Dit wil zeggen dat de mail tijdelijk uit jouw inbox verdwijnt en op een door jou gekozen tijdstip opnieuw verschijnt als ongelezen mail.
- In Outlook en Gmail kan je je mail gewoon naar je agenda of takenlijst slepen en daar een item aanmaken. Dit werkt supersnel. Je kan hier ook herinneringen aan toevoegen.
- Gebruik je een andere to-do lijst, digitaal of geschreven, zorg dan dat deze taak erop komt.
- Gebruik je andere applicaties, bekijk dan of er geen extensie is om door te koppelen. Ik heb bijvoorbeeld een knop om items uit Outlook Mail door te sturen naar Trello.
Als je de nodige actie hebt ondernomen, Delete of Archiveer de mail nadien zodat hij uit jouw inbox is. Als een mail is toegevoegd aan taken of agenda kan je deze ook archiveren. De taak of afspraak blijft gewoon staan.
Stap 5: mappen of geen mappen
Ik was vroeger een fervent gebruiker van mappen of folders. Elke mail die ik wou bijhouden verplaatste ik naar de juiste folder. Dit leek op het moment heel georganiseerd, maar ik botste wel op 2 problemen:
- Sommige mails hoorden in meerdere folders thuis. Hier moest ik dan beslissen in welke map of folder het beste paste.
- Deels als gevolg van het probleem hierboven beschreven, gebeurde het ook regelmatig dat ik een mail moest zoeken maar mij niet precies kon herinneren in welke map ik deze had bewaard.
Intussen ben ik afgestapt van folders en gooi alles gewoon in het archief. De zoekfunctie in Outlook en Gmail is echt goed, dus met een naam of een trefwoord vind je elke mail terug en je hoeft maar op 1 plaats te zoeken. Dit is echt een stuk makkelijker en sneller.
Bovendien maakt dit mijn proces ook op mijn smartphone efficiënter. Ik gebruik Outlook Mobile en daar heb ik voor mijn inbox 2 swipefuncties ingesteld: swipe links is Delete – swipe rechts is Archiveren. Geen gesukkel met slepen of verplaatsen naar mappen.
Wanneer zijn mappen toch nuttig? Als je bijvoorbeeld aan een project werkt en je wil alle mails betreffende dat project overzichtelijk bij elkaar. Als het project afgelopen is kan je de mails alsnog naar het archief verplaatsen.
Tip: je inbox is niet bedoeld als takenlijst, maar als je niet teveel mails ontvangt kan het toch handig zijn om dit te doen. In dat geval is het handig om toch een map aan te maken om al deze to-do mailtjes in te verzamelen. Het is dan uiteraard wel de bedoeling dat je ook regelmatig in deze map gaat kijken. In Outlook kan je ook instellen dat je automatisch in die map terechtkomt als je Outlook opent.
Stap 6: labels of categorieën gebruiken
Mijn mailbox organiseren doe ik door het gebruik van labels (Gmail) of categorieën (Outlook). Je kan zelf categorieën/labels instellen en deze handmatig of geautomatiseerd aan je inkomende mails toekennen.
Voor mensen die visueel ingesteld zijn is dit een handige manier om in één oogopslag overzicht over jouw inbox te hebben. Ik gebruik zelf niet de Taken van Outlook, ik schrijf mijn to do’s nog graag met de hand in mijn Filofax. Dus in plaats van mails waar actie voor nodig is naar mijn To Do te slepen krijgen deze een label ‘opvolgen’ of ‘Action required’ en zijn zo onmiddellijk herkenbaar in mijn mailbox.
❕We hebben zonet een werkproces bepaald. Pas deze stappen nu eerst toe op de mails die we bij stap 3 nog in de inbox hadden laten zitten. Dit zal ervoor zorgen dat je het systeem al in de vingers krijgt.
Stap 7: regels of filters instellen
Nog iets waarmee gevorderde gebruikers hun mailbox organiseren. Met regels kan je bepaalde acties toewijzen aan inkomende mails. Als jij toch nog gebruik maakt van mappen, dan kan je regels aanmaken om inkomende mails automatisch naar bepaalde mappen te verplaatsen.
Er zijn tal van automatische acties die je aan je mails kan geven: mails van bepaalde afzenders automatisch aan een map toewijzen of doorsturen, automatisch labels toekennen, automatisch een vlag toevoegen enz…
Stap 8: een stapje verder – voorwaardelijke opmaak
Gebruik je de desktopversie van Outlook en wil je je mailbox organiseren als een echte pro, maak dan gebruik van de functie Voorwaardelijke Opmaak. Laat je vooral niet afschrikken… dit lijkt op het eerste gezicht ingewikkeld maar is het echt niet. Wat het wel is, is vooral heel handig.
Wat is voorwaardelijke opmaak? Heel simpel uitgelegd betekent dit dat je voorwaarden kan koppelen aan inkomende mails waardoor zij bijvoorbeeld automatisch een andere kleur of ander lettertype krijgen.
Net zoals ongelezen mails bij jou in vet verschijnen (dit is ook een vorm van voorwaardelijke opmaak) kan je bijvoorbeeld instellen dat alle mails van je baas in het rood in je inbox verschijnen.
Stap 9: stel je Inbox weergave in
Nu alles is opgeruimd en ingesteld, gaan we ook zorgen dat je de voor jou meest optimale weergave kiest.
Zowel bij Gmail als bij Outlook kan je kiezen voor een voorbeeldvenster. Dit zorgt dat je aan de ene kant van je scherm het overzicht van al je mails ziet, terwijl je in het voorbeeldvenster de inhoud van je geselecteerde mail ziet. Je kan kiezen om dit venster links, rechts of onderaan te zien. Ik verkies zelf de weergave zonder voorbeeldvenster. Dit is puur persoonlijke voorkeur, kies wat jij het makkelijkst werken vind.
Een tweede keuze die je kan maken is of je in de overzichtsweergave enkel je onderwerpen wil zien of dat je eventueel al een kleine samenvatting ziet. Ook hier kies ik voor de meest eenvoudige weergave, dus met enkel de onderwerplijn.
Daarnaast kan je ook nog kiezen of je je mail allemaal in 1 inbox wil ontvangen of dat je een onderscheid wil tussen belangrijke en minder belangrijke mail. In Outlook is dit Postvak met prioriteit en Overige, in Gmail heb je veel meer keuzes om je Inboxweergave naar je persoonlijke voorkeur aan te passen.
Kies je voor gespreksweergave (Outlook) of conversatieweergave (Gmail)? Met deze weergave worden berichten met hetzelfde onderwerp gegroepeerd weergegeven. Ook dit is uiteraard een persoonlijke keuze. Zelf ben ik niet echt fan. In de Outlook desktop versie kan je deze conversaties ook automatisch opruimen. Als de inhoud van een mail volledig is opgenomen in een ander bericht, bewaart Outlook enkel het meest recente bericht.
Stap 10: discipline
Als je al deze tips hebt opgevolgd heb je nu een heerlijk opgeruimde inbox. Nu is het natuurlijk wel de bedoeling dat je dit ook zo kan houden. Uitgebreid je mailbox organiseren en dan nadien zonder discipline verderwerken heeft uiteraard geen enkele zin. Geloof me, dit is echt niet zo moeilijk. Het vraagt gewoon even een andere mindset om de dingen onmiddellijk aan te pakken in plaats van telkens uit te stellen. Voor je het weet wordt dit een goede gewoonte en kost het jou geen enkele moeite.
Extra tips
- Als je heel veel mails ontvangt, plan dan vaste momenten in om je mails te behandelen. Je kan 1 keer in de voormiddag en 1 keer in de namiddag je mails behandelen. Een andere mogelijkheid is om elk uur 10 minuutjes door je mails te gaan.
- Zet je notificaties uit zodat je niet in de verleiding komt om telkens te gaan kijken. Als je op bepaalde mails toch snel moet reageren (je baas of een belangrijke klant) dan kan je met voorwaardelijke opmaak dit zo instellen dat je alleen deze notificaties ontvangt.
- Als je regelmatig hetzelfde antwoord of dezelfde actie moet ondernemen, maak dan een sjabloon of een snelle actie (Outlook) aan. Dit zal jou veel tijd besparen.
Hopelijk heb je uit dit artikel wat inspiratie kunnen halen om jouw mail onder handen te nemen.
Lukt het jou niet om een productieve en efficiënte workflow op te zetten? Neem dan contact met ons voor een eenmalig coaching sessie. Wij zoeken voor jou een oplossing op maat!
