Opdrachtgevers hebben vaak twijfels als ze overwegen om met een virtual assistant te gaan werken. Eén van de dingen waar ze het meest onzeker over zijn is veiligheid. Kan ik die persoon wel vertrouwen? Hoe geef ik op een veilige manier toegang tot bedrijfsgegevens? Wat met vertrouwelijke gegevens? In dit artikel overloop ik enkele risico’s en een aantal zaken die je kan implementeren om op een zo veilig mogelijke manier samen te werken met een virtual assistant.

Samenwerkingsovereenkomst

Ik ben zelf absoluut voorstander van een samenwerkingsovereenkomst voor langere opdrachten. Voor korte of eenmalige opdrachten zie ik niet altijd de noodzaak. Soms volstaat een gewone mail voor kleine opdrachten. Hoe beknopt of uitgebreid je de voorwaarden en modaliteiten uitschrijft bepaal je zelf maar het is belangrijk om toch ergens een geschreven overeenkomst te hebben.

Wat moet er in de overeenkomst staan?

• Duidelijke omschrijving van de taken
• Omschrijving en duur van de opdracht – eventueel opzegtermijn
• Tarieven en betalingsvoorwaarden
• In geval van copywriting – auteursrechten en intellectuele eigendom
• Is er iets wat voor jou heel belangrijk is, vraag dan om het in de overeenkomst op te nemen
• Als de opdracht te maken heeft met gevoelige of vertrouwelijke informatie kan er geheimhoudingsovereenkomst afgesproken worden

Paswoorden

Als je met een VA werkt worden er bijna onvermijdelijk paswoorden uitgewisseld. Paswoorden voor mail, login gegevens voor websites, dataopslag enzovoort.

Er bestaan verschillende paswoord managers zoals Lastpass waarmee je zonder zorgen paswoorden kan delen. 

Gedeelde bestanden

Via cloud opslag zoals Google Drive, Onedrive of Dropbox kan je makkelijk bestanden delen zonder dat je de virtual assistant toegang tot alles moet geven. Maak een digitale map voor je VA met alle bestanden die nodig zijn om de taak uit te voeren.

Veilige dataverbinding

Virtual assistants werken per definitie vanop afstand. Dit kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Ikzelf hou altijd rekening met volgende zaken:

• Ik zorg ervoor dat mijn antivirus software up to date is
• Ik werk niet over openbare wifi-netwerken
• Als ik toch bij uitzondering op een publieke plaats werk dan gebruik ik een VPN verbinding. In dat geval let ik er ook op dat niemand op mijn scherm kan meelezen. Ik zal bijvoorbeeld een plaatsje zoeken waar ik met mijn rug naar de muur zit.

Begin voorzichtig

Als je voor het eerst met een virtual assistent werkt, begin voorzichtig. Geef eerst een aantal eenvoudigere opdrachten en bekijk hoe dit gaat. Naarmate de samenwerking vordert zal ook het vertrouwen groeien. In het begin zal je je VA nog niet durven vertrouwen om externe contacten in jouw naam te hebben. Naarmate je langer met iemand samenwerkt zal je wel aanvoelen welke taken je met een gerust hart kan overlaten.   

Tenslotte…

Alle hierboven genoemde tips kunnen helpen om veilig te werken met een virtual assistant, maar het allerbelangrijkste is misschien wel dit: zorg dat je weet met wie je werkt. Probeer de persoon te leren kennen, kijk of ze een LinkedIn profiel hebben, bezoek hun website, vraag referenties. Leer de persoon kennen. Met virtual assistants kan dit misschien niet altijd in eigen persoon, maar op zijn minst met een videogesprek of een telefoongesprek. Stel vragen en durf op je gevoel te vertrouwen. Als er tijdens het eerste gesprek geen klik is dan is het misschien niet de geschikte persoon voor jou en moet je misschien nog even verder zoeken.

Ben jij nog op zoek naar een virtueel assistent? Bekijk hier ons aanbod.