De covid pandemie heeft voor een boost gezorgd in het thuiswerken of remote werken. Wat voordien onmogelijk leek werd door gekende omstandigheden verplicht en plots werkte bijna iedereen van thuis. Voor velen was het een hele opdracht om dit te organiseren terwijl het voor anderen een geschenk uit de hemel was.

Een tweede fenomeen kon tegelijkertijd meesurfen op deze golf en dat is de opkomst van de virtueel assistent. In het buitenland al langer populair, bij ons nog steeds wat stiefmoederlijk behandeld want de meeste werkgevers geven blijkbaar nog steeds de voorkeur aan iemand on site.

Wat is een virtueel assistent en hoe is dit voor werkgevers verschillend van een werknemer in loondienst?

Op mijn homepage omschrijf ik een virtueel assistent als “iemand die vanop afstand administratieve, creatieve of andere ondersteunende  zaken uitvoert voor andere ondernemers”.

Hierdoor is voor velen het onderscheid tussen een virtueel assistent en een remote werknemer niet altijd duidelijk. Ze voeren soms een gelijkaardig takenpakket uit maar er is er een duidelijk onderscheid:

Vooral het laatste punt is niet voor iedereen altijd duidelijk. Een VA is een zelfstandig ondernemer die zijn of haar zaak wil doen groeien. Dit zorgt voor een heel andere samenwerkingsdynamiek dan tussen werkgever en werknemer.   

Wat zijn de voordelen van het werken met een virtueel assistent ?

• Flexibiliteit:  je kan met een VA werken op projectbasis, per uur, per maand… het is maar hoe je overeenkomt. Met een werknemer heb je een contract voor een vast aantal uur per week en dit ongeacht of er veel of weinig werk is. Een VA kan je extra inschakelen in drukke periodes maar minder inzetten bij kalme momenten.
  • Je kan zelfs voor een beperkt aantal uren een VA inhuren
  • Flexibel werkschema equals flexibel betaalschema
  • Je kan zelfs met meerdere VA’s werken, elk met hun eigen specialiteit in plaats van één bediende die multifunctioneel moet zijn.
• Kosten: België staat bekend om zijn hoge loonkosten. Bovenop het loon van je bediende betaal je nog voor sociale zekerheid, mogelijk ook maaltijdcheques, pensioenplan, hospitalisatieverzekering enz. En als je werknemer ziek is draai jij deels op voor de kosten. Omdat een VA zelfstandig is, is jouw enige kost hetgeen zij of hij aan jou factureert en deze kost is integraal aftrekbaar als beroepsonkosten.
• Infrastructuur: voor on site werknemers moet je niet enkel fysieke ruimte voorzien, je moet ook een telefoon en een computer voorzien. Virtuele assistenten voorzien hun eigen ruimte en materiaal. Dit betekent een forse kostenbesparing.
• Je kan een virtueel assistent zowel inzetten voor langetermijnrelaties als kortdurende projecten. Dit is gewoon een kwestie van duidelijke afspraken.
• Grotere beschikbaarheid: voor on site werknemers moet je mensen dichtbij zoeken zodat zij regelmatig de verplaatsing naar kantoor kunnen maken. Een virtueel assistent kan van om het even waar werken, zelfs vanuit het buitenland. Dit maakt dat je in een grotere talentenvijver kan vissen om de voor jou meest geschikte medewerker te vinden.

Nadelen

Uiteraard is het niet alleen rozengeur en maneschijn, met een virtueel assistent werken kent ook enkele nadelen.

• Vertrouwen: omdat een VA niet fysiek bij jou zit heb je minder controle op het werk. Vertrouwen is hier een belangrijke factor. Naarmate je langer met iemand werkt zal het vertrouwen wel groeien maar in het begin is dit misschien minder aanwezig. 
• Communicatie: om dezelfde reden is ook communicatie iets minder evident. Je kan niet snel iets vragen of zeggen. Met een VA gebeurt de communicatie via mail, berichten, telefoon of videogesprek. Deze dingen zijn uiteraard niet hetzelfde als mondeling contact. Bovendien vraagt het soms wat planning om overlegmomenten in te bouwen.
• Persoonlijk contact: een virtueel assistent ontmoet je zelden persoonlijk. Dit maakt dat het minder makkelijk is om iemand goed te leren kennen. Tot op heden heb ik nog niet ondervonden dat dit een struikelblok is. Kennismakingen gebeuren meestal via videogesprek en dan weet je toch snel of er een persoonlijke match is of niet. Voor mij is dit ook een doorslaggevende factor. Voel ik geen persoonlijke connectie dan begin ik ook geen samenwerking.

Voor wie is een virtueel assistent het meeste geschikt?

Om te beginnen is  een virtueel assistent een perfecte oplossing voor groeiende solo-ondernemers. Zij hebben zelf een zaak opgestart maar ondervinden op een bepaald moment dat dingen hun een beetje boven het hoofd beginnen te groeien. Werknemers in dienst nemen is vaak een brug te ver maar alles alleen blijven doen is ook geen optie.

Een grondige analyse van hun takenpakket toont aan welke taken veel tijd in beslag nemen. Vaak gaat het om eerder administratieve taken. De vraag dringt zich dan op of het nuttig hun dure tijd aan dergelijke zaken te besteden. Door bepaalde zaken uit te besteden maak je tijd vrij om je te concentreren op activiteiten die jouw zaak doen groeien.

Een tweede groep is solo-ondernemers die hun zaak willen doen groeien maar die bepaalde expertise missen om dit doel te bereiken. Het gaat in dit geval eerder om digital marketing: een website, een blog, sociale media enz. Gericht investeren in de juiste virtueel assistent is een double win: minder werk en meer groei.

Wil jij na het lezen van dit artikel graag meer weten over samenwerken met een virtueel assistent? Stuur ons vrijblijvend een bericht, wij beantwoorden jouw vragen met plezier.