Ben jij een Office 365 gebruiker en maak je nog geen gebruik van de Office app, lees dan even verder want deze hidden gem is één van mijn meest gebruikte productiviteitstools.

Wie kan de Office app gebruiken?

Je kan de Office app gratis downloaden via de App Store of de Google Play store maar om de app te kunnen gebruiken moet je je wel aanmelden met een Office 365 account.

Mogelijk heb je al enkele Office-apps (zoals Onedrive, Word of Excel) op je telefoon en vraag je je af wat deze app dan meer te bieden heeft. Als virtueel assistent zoek ik steeds naar de meest efficiënte workflow. Wel, deze app is een essentieel onderdeel van mijn productiviteit.

Welke functies maken de Office app zo handig?

Wat is er zo bijzonder aan deze app, you might ask… Het is eigenlijk een soort productivity center. Je hebt toegang tot verschillende handige functies die perfect integreren met de Office 365 applicaties. Deze functies zijn op zich misschien niet uniek, maar wat voor mij een groot pluspunt is, is dat deze gecombineerd zijn in één app. Maar constant switchen tussen apps zorgt alleen maar voor tijdverlies.

Als virtueel assistent probeer ik zoveel mogelijk zaken te centraliseren. Er zijn massa’s to-do apps, agenda apps, mail apps, notitie-apps. Sommigen hebben meer mogelijkheden of hebben een mooiere interface. Wat voor mij belangrijk is, is om zoveel mogelijk functionaliteit te hebben met zo weinig mogelijk apps. Met een combinatie van Outlook en de Office app kom ik al een heel eind en heb ik nog weinig andere apps nodig om mijn workflow te organiseren.

Recente documenten

Om te beginnen heb je via het startscherm overzicht en toegang tot recent geopende Office documenten (maakt niet uit waar je ze hebt geopend). Dit is leuk en handig maar uiteraard val je hier als doorgewinterde techneut niet van achterover. Toch kan ik niet zeggen hoe dikwijls ik via mijn telefoon toch snel even een document heb geopend, blij dat ik mijn laptop niet hoefde boven te halen. Eenvoudig maar efficiënt!

Notes Feed

Een tweede feature, één die voor mij heel belangrijk is, is de Notes Feed. Deze Notes Feed heb ik op mijn laptop ook in Outlook steeds openstaan en synchroniseert perfect met de Office App en ook de Onenote app. Je kan hier notities raadplegen maar ook nieuwe aanmaken.

Ikzelf gebruik de notities elke dag op mijn computer via de Outlook web app als braindump of Inbox (voor wie vertrouwd is met de Getting Things Done methode van David Allen) Dat ik ze dan snel op mijn telefoon kan raadplegen maakt deze een topper voor productiviteit.

Snelle reminders, boodschappenlijstjes, afbeeldingen, je kan er alles kwijt. Ook onderweg als ik snel een notitie kwijt wil kan ik dit snel doen met de Office app.

Hiervoor alleen zou ik de app al met plezier gebruiken, maar het stopt hier niet.

Nuttige scanfuncties

Voor wie vroeger werkte met Office Lens, sing hallelujah want deze zit nu in de Office app ingebouwd.

Je hebt keuze tussen verschillende functies:

• Scannen: Office lens staat bekend als een zeer goede scanner app. Je kan kiezen tussen document, whiteboard of visitekaartje. Deze kan je dan gelijk uploaden naar Onedrive.

Je kan niet alleen gewoon scannen, de app biedt ook volgende extra opties:

• Afbeelding naar tekst: Office Lens kan tekst uit een afbeelding lezen en omzetten naar tekst. Scan bijvoorbeeld notities op een whiteboard en je kan dit omzetten naar bewerkbare (en zoekbare) tekst.

•Afbeelding naar tabel – Office lens kan gegevens uit een tabel extraheren in Excel

Handige PDF-functies

Verder zijn er ook nog enkele handige pdf functies zoals:

• PDF ondertekenen
• Scannen naar pdf
• Document converteren naar pdf
• PDF document converteren naar Word.

Het verbaast mij telkens dat zo weinig mensen in mijn omgeving deze app kennen, laat staat gebruiken.

Mijn productiviteit en dagelijks workflow steunt volledig op 2 pijlers: Outlook (mail, agenda en taken en notities) en de Office app.

Ben jij al fan van de Office app?