Wat is Outlook bordweergave?

De bord weergave is een minder bekende functie in Outlook on Web, waar ik al eerder deze blogpost over schreef. Zowel mensen met een Office 365 account als een gratis Outlook.com account kunnen deze bordweergave gebruiken. Het is een plaats waar je je kalender, taken, herinneringen, notities en ook doelen kan verzamelen en organiseren in één weergave. Je zou het kunnen beschouwen als een soort projectbord. Als virtueel assistent ben ik steeds op zoek naar de beste set-up om productiviteit, zowel voor mezelf als voor mijn klanten, te verhogen en deze bordweergave is volgens mij nog veel te weinig bekend en vooral ondergewaardeerd.

Waar vind je het?

In je Outlook agenda kan je kiezen tussen verschillende weergaven: Dag – Werkweek – Week – Maand en als laatste dus ook Bord.  

Als je voor het eerst de bordweergave kiest dan is deze leeg. Het is de bedoeling dat je je bord met verschillende kaarten opbouwt volgens je persoonlijke voorkeur.

Voor wie is Outlook bordweergave?

Outlook Bord is ideaal voor wie zijn planning graag visualiseert in Kanban stijl. Kanban stijl is wat je ook terugvindt in apps zoals Trello. Taken en items worden op kaarten weergegeven en je kan deze kiezen, verschuiven en rangschikken naar jouw persoonlijke voorkeur. De kaarten zijn niet passief maar interactief. Je kan nieuwe notities, afspraken of taken aanmaken in de bordweergave. Als je je productiviteit wil verbeteren moet je de Outlook bordweergave echt uitproberen.

Hoe gebruik je het?

Zoals ik zei start je met een leeg bord. Je bordgrootte is niet beperkt tot de grootte van je scherm. Je kan met je hele bord van links naar rechts en van boven naar onder scrollen of je kan in-en uitzoomen. Persoonlijk hou ik wel liever alles dicht genoeg bij elkaar zodat ik niet hoef te scrollen.

Om je bord op te bouwen kies je bovenaan: toevoegen aan bord en dan krijg je verschillende opties:

Voor de meeste onderdelen die je toevoegt kan je zelf de grootte instellen. Je kan de kaart ook verplaatsen op je bord zodat je kan indelen hoe je wil. Je kan van één type kaart ook meerdere kaarten aanmaken. Bijna alle kaarten kan je door te slepen verplaatsen op het bord maar ook de grootte of de kleur wijzigen.

Agenda

Je kan één of meerdere agenda’s in aparte kaarten toevoegen aan je bord. Je kan de ook de weergave kiezen. Heb je liever de agenda weergave, zie je liever week of maandweergave, dat kies je gewoon zelf.

Notitie

Je kan op je bord nieuwe notities aanmaken. Deze notities worden gesynchroniseerd met je Onenote Feed. (dezelfde feed die je ook in je gewone agenda weergave of je e-mail kan weergeven in je zijpaneel) Je kan de kleur voor je notitie aanpassen, je kan afbeeldingen in je notities invoegen.

Voor notities kan je een einddatum kan instellen maar deze verschijnen jammer genoeg niet in je kalender. Ik gebruik deze functie dan ook niet. Als ik voor iets een herinnering wil dan maak in een afspraak of een taak aan.

Takenlijst

Je kan één of meerdere van je To Do takenlijsten weergeven. Persoonlijk kies ik er voor om enkel de Mijn Dag lijst weer te geven. Elke dag kies ik 3 taken die ik die dag absoluut moet doen, en die zie ik dan ook graag front en center op mijn bordweergaven.

Als je dat wil kan je meerdere takenlijsten op je bord zetten en je kan ook in elk daarvan taken en reminders direct vanuit de kaart aanmaken.

Doelen

Dit is één van mijn favoriete opties. Je kan een doel aanmaken, een datum instellen en je kaart geeft dan automatisch weer hoeveel dagen er nog zijn tot aan je einddatum. Je kan meerdere doelen instellen en je kan ook deze doelkaarten een kleur geven. Ik geeft bijvoorbeeld steeds alles voor Touched by a Word een roze kleur, terwijl ik alles voor Cellbuilding een groene kleur geef. Je kan met kleuren ook onderscheid maken tussen privé en werkitems. De bedoeling is dat je je bord volledig opbouwt hoe het voor jou het beste functioneert.

Als je een doel met einddatum hebt aangemaakt verschijnt dit ook in je kalender met een apart icoontje.

Bestanden en koppelingen

Je kan bestanden en koppelingen op je bord plaatsen. Persoonlijk heb ik deze functie nog niet gebruikt, maar ik neem aan dat dit voor sommigen misschien wel handig is om hier een link naar een vaak gebruikt document te plaatsen of een weblink te plaatsen.

Lokatie

Met lokatie kan je naam of een adres ingeven en dan krijg je de volledige lokatiegegevens. Je kan vanuit deze kaart dan ook een routebeschrijving vragen. Deze functie heb ik zelf nog niet gebruikt maar ik vermeld het wel graag.

Klok

Je kan een kaart met een klok aanmaken. Wat daarbij wel handig is, is dat je voor meerdere lokaties de tijd kan weergeven. Voor mensen die in verschillende tijdszones werken is dit uiteraard heel handig. Voor mij persoonlijk is dit minder van toepassing.

Persoon

Je kan een kaart aanmaken van een iemand uit je Outlook contactpersonen. Dit geeft jou op je bord alle gegevens van die persoon onmiddellijk bij de hand. Vanuit deze kaart kan je ook op het mailadres van die persoon klikken en dan open je direct een e-mailbericht.

Weerbericht

Als je je locatie ingeeft kan je op je bord ook het weerbericht weergeven. Ik heb dit al op mijn telefoon, dus ik hoef het niet nog eens te zien op mijn bord, maar het is wel fijn om te weten dat dit kan voor wie wil.

Verzameling

Deze functie heb ik tot op het laatste bewaard omdat dit voor mij een beetje de kers op de taart is in de Outlook Bordweergave. Je kan items die bij elkaar horen groeperen in een verzameling zodat ze in één kaart samen zichtbaar zijn. Je kan deze verzameling een naam en een kleur geven. Zoals je in dit voorbeeldbord kan zien heb ik 2 verzamelingen aangemaakt. Je kan voor elk project taken, agenda’s en notities en doelen groeperen. De gegevens van de opdrachtgever kan ik dan ook nog aan deze kaart toevoegen zodat je alles bij elkaar heb.

Meerdere borden

Je bent niet beperkt tot één bord, je kan in Outlook meerdere borden aanmaken. Dit doe je door rechtsbovenaan bij de weergaven op Bord te klikken en dan via het pijltje naast Bord kan je een nieuw bord aanmaken. Als je aan meerdere projecten werkt zou je voor elk project een ander bord kunnen aanmaken, je kan ook aparte borden maken voor je privé en werk. Whatever floats your boat zou ik zeggen.

Integratie en productiviteit met de bordweergave in Outlook

Voor mij is het gebruik van Outlook 365 een essentieel onderdeel van mijn GTD (getting things done) methode. Omdat agenda, e-mail, takenlijst, notities en contacten zo goed geïntegreerd zijn en perfect synchroniseren over verschillende apps en toestellen bespaar je enorm veel tijd. Ook voor externe apps die ik nog gebruik, zoals Trello bijvoorbeeld, probeer ik toch de voorkeur te geven aan apps die wel op één of andere manier (bijvoorbeeld via extensions) kunnen samenwerken met Outlook.

Gebruik jij Outlook? Dan raad ik jou echt aan eens te experimenteren met de bordweergave. In eerste instantie is het misschien even zoeken om de voor jou meest optimale bord-instelling te vinden, maar eens je het gewoon bent zal je er vast en zeker de voordelen van ontdekken.