Outlook: verschillende versies

De Outlook desktop versie heeft misschien meer functies, maar de meeste daarvan gebruik ik maar zelden. Voor dagelijks gebruik verkies ik de web app, lees verder waarom.

Van Gmail naar Outlook 365 webmail

Enige tijd geleden ben ik overgestapt van Gmail naar Outlook. Niet dat ik ontevreden was over Gmail, integendeel. Maar als je in de Office 365 omgeving werkt is Outlook een logischere keuze voor een betere integratie van je OneDrive bestanden. Verandering is natuurlijk altijd even wennen. Bepaalde gewoontes zitten ingebakken en je wil liefst alles zoveel mogelijk op dezelfde manier doen.

In het begin gebruikte ik gewoon de standaard Outlook desktop applicatie. Dit was niet echt een bewuste keuze, ik was er gewoon niet van op de hoogte dat er nog een aparte online versie bestond. Toen ik op een bepaald moment vanop een andere computer mijn mail ging checken ontdekte ik dat Outlook 365 webmail toch anders was dan de Outlook versie die ik nog had gebruikt in mijn oude Hotmail account. Intussen is de liefde zodanig gegroeid dat ik bijna uitsluitend de Web App gebruik, ook als ik op mijn eigen laptop werk. Ik vertel je graag waarom.

1. Overeenkomsten met Gmail

Om te beginnen denk ik dat de Outlook webmail in Office 365 heel veel overeenkomsten vertoont met Gmail. Voor mij betekent dit dat ik niet noodzakelijk mijn hele workflow moest veranderen.

Dit wil ook zeggen dat voor bijna alle zaken die ik hier bespreek, de werkwijze in Gmail bijna hetzelfde is. Zit jij dus in het Google ecosysteem en lees je hier nuttige tips over hoe ik in Outlook werk? Ga er dan maar vanuit dat je deze ook in Gmail kan toepassen.

2. Webmail Outlook 365: interface

Het is misschien een minder professioneel argument, maar ik hou ervan om in een aangename omgeving te werken. Dat geldt niet alleen voor de ruimte waarin ik werk, maar ook voor wat ik op mijn scherm zie. Als ik mijn software kan personaliseren met kleurtjes ben ik er altijd graag bij. Net zoals in Gmail kan je in de Outlook Web App ook thema’s kiezen en de weergave aan je persoonlijke voorkeur aanpassen. Voor de liefhebbers is er ook een dark mode.

3. Inbox prioriteit

In Outlook 365 webmail kan je voor je inbox de prioriteitsweergave kiezen. Dit betekent dat je 2 tabbladen krijgt. Als een mail belangrijk lijkt zal Outlook deze in de tab Prioriteit weergeven, alle andere mails in het tabblad Overige. Als een mail niet in de juiste inbox wordt weergegeven kan je deze eenvoudig verplaatsen of slepen van prioriteit naar overige en andersom. Outlook leert hieruit zodat het na verloop van tijd beter kan inschatten welke mails waar moeten weergegeven worden.

Uiteraard kan je deze functie ook uitschakelen en alles in één inbox verzamelen maar ik hou wel van de gescheiden inboxes.

4. Later verzenden

Bij het versturen van een nieuw e-mailbericht heb je de keuze tussen (onmiddellijk) verzenden of later verzenden. Als je kiest voor later verzenden kan je kiezen tussen 2 snelle opties (binnen 24u of 48u) maar je kan ook een tijdstip naar keuze instellen.

Wanneer kan dit handig zijn? Stel dat je in je agenda ziet dat je collega of kennis komende zondag jarig is. Op zondag zet je misschien je computer niet aan en mis je de reminder. Je kan nu al een mailtje klaarmaken en op juiste dag verzenden.

5. Uitstellen (snooze)

Bij inkomende mails kan je een mail uitstellen. Dit is in Gmail gekend als ‘snooze’. Als je een bericht wil uitstellen heb je verschillende opties zoals later vandaag, morgen of volgende week maar je kan ook een moment naar keuze instellen. De mail verdwijnt dan volledig uit je inbox en komt dan als nieuwe mail binnen op het moment dat jij hebt aangeduid. Alle uitgestelde mails komen in de map Uitgesteld die je in je mappenlijst kan terugvinden, dus als je die mail toch sneller nodig hebt is dat geen enkel probleem.

6. Belangrijke mails vastpinnen of vlag toevoegen.

2 acties die ik heel vaak gebruik zijn pinnen en vlaggen. Als je een mail pint blijft deze steeds bovenaan in je inbox staan. Je kan uiteraard meerdere berichten vastpinnen maar het is toch beter om deze functie spaarzaam te gebruiken. Als de helft van je inbox bestaat uit vastgepinde mails dan moet je je workflow toch eens herbekijken.

Een mail kan je ook vlaggen. Je ziet dan niet enkel een rode vlag naast de mail in de inbox. Je mail wordt ook aan je takenlijst toegevoegd. Dit is uiteraard enkel nuttig als je Microsoft To Do gebruikt maar voor mij is dit een essentieel onderdeel van mijn workflow. (zie verder in dit artikel)

Gevlagde mails kan je ook archiveren. Ze blijven in je To Do lijst staan en als je een herinnering hebt ingesteld zal je deze ook ontvangen als je mail al is gearchiveerd. Op deze manier kan je je inbox overzichtelijk houden.

7. Mappen of categorieën

Zoals je in mijn vorige blog (Je mail organiseren als een pro) kon lezen gebruikte ik vroeger mappen om mijn mail in te delen. Toen ik Gmail meer ging gebruiken leerde ik het nut van labels kennen. Het grote voordeel van labels is dat je meerdere labels op 1 mail kan toepassen, terwijl je een mail maar naar 1 map kan verplaatsen.

Daarnaast is voor mij het visuele aspect belangrijk. Je kan labels benoemen en kleurtjes geven en ze zijn zichtbaar in de onderwerplijn in je inbox. Je kan in je labels zelfs emoticons verwerken voor nog meer visueel effect. Toen ik in de Outlook Desktop versie ging werken was ik teleurgesteld. Ik kon wel categorieën aan mails toevoegen maar deze waren enkel zichtbaar door een gekleurd vierkantje naast de mail. Gelukkig ontdekte ik dat in Outlook 365 webmail de weergave net is zoals in Gmail.

8. Opruimen

De opruimfunctie in Outlook is essentieel voor iemand die zijn mailbox georganiseerd wil houden. Hoe werkt het? Als je in een mail de functie Opruimen kiest krijg je de volgende mogelijkheden:

• alle berichten van X verplaatsen of verwijderen
• alle berichten van X in deze map én alle toekomstige berichten van deze afzender verplaatsen of verwijderen
• enkel het meest recente bericht van X bewaren en de rest verplaatsen of verwijderen
• berichten ouder dan 10 dagen van X verwijderen.
  
  Bij verplaatsen kan je dan kiezen naar welke map je het wil verplaatsen.

9. Outlook 365 webmail ecosysteem: Agenda, Taken en Notities

In de webmail heb je via het zijpaneel links directe toegang tot andere Microsoft applicaties zoals Agenda, Personen, bestanden (alle bijlagen van je mails) en To Do. Het spaart een hoop tijd uit als je niet telkens de verschillende applicaties moet openen in verschillende schermen maar dat alles van op één plaats kan.

In de taakbalk bovenaan heb je ook nog directe links naar Teams oproepen, Chat, OneNote feed en Mijn Dag. Teams en Chat gebruik ik op dit moment niet, maar de OneNote Feed en Mijn Dag gebruik ik intensief. Als je deze opent verschijnen ze rechts in een zijpaneel.

Meestal heb ik daar mijn OneNote-feed openstaan. Je ziet je bestaande notities en via een searchbar kan je ook in je notities zoeken. Bovendien kan je ook nieuwe notities aanmaken. Ze worden gesynchroniseerd met OneNote dus alle notities zijn ook steeds op mijn telefoon beschikbaar. Ik hou altijd een notitie bovenaan die dienst doet als braindump voor alles wat in mij opkomt en dat ik niet mag vergeten. Een soort Inbox volgens de Getting Things Done Methode, als dit jou bekend in de oren klinkt.

Als ik snel even wil bekijken wat ik nog op de planning heb staan, dan switch ik even naar Mijn Dag. Hier zie ik in één oogopslag welke taken en afspraken er op het programma staan. Een nieuwe taak of afspraak maken kan hier manueel of wat superhandig is, door een mail vanuit je inbox hiernaartoe te slepen. Dit genereert automatisch een taak of afspraak met alle gegevens van de mail. Echt een timesaver!

Er valt altijd iets te zeggen voor het gebruik van verschillende applicaties binnen eenzelfde systeem, of het nu Gmail of Outlook is. Als alles in hetzelfde ecosysteem zit kan je heel snel switchen tussen de verschillende applicaties. Dit maakt alles veel sneller dan wanneer je telkens externe apps moet openen. Om productief en efficiënt te werken is snelheid een belangrijke factor.

10. Externe toepassingen (invoegtoepassingen of extensions)

Zowel Outlook als Gmail bieden ook interactie met externe programma’s. Ikzelf gebruik voor mijn content planning de app Trello. Zo heb ik heb ik Outlook een invoegtoepassing geactiveerd waardoor ik van inkomende mails ook Trello kaarten kan aanmaken.

Er zijn ook toepassingen beschikbaar voor Asana, Dropbox, Yelp, Calendly, Todoist, Slack en Docusign om er maar een paar te noemen.

En? Heb ik jou met dit artikel kunnen overtuigen om de Outlook Web App eens te proberen? Of ben je Gmail gebruiker en heb je met deze tips ook inspiratie voor een beter productiviteitssysteem? Ik hoor het graag.