Elke dag versturen we emailberichten op het werk, zowel naar collega’s als naar klanten, leveranciers of zakenpartners. Tenzij ik echt onmiddellijk een antwoord nodig heb zal ik altijd via mail communiceren. Iets wat er door mijn eerste werkgever een beetje is ingedrild. Als je een mailtje stuurt kan je er nadien altijd naar terug refereren klonk het toen. Intussen is het al meer dan eens handig gebleken. Helaas gebruiken we email niet altijd op de meest efficiënte manier. Dit zorgt soms voor onnodige frustratie bij beide partijen. Onderstaand geef ik enkele tips om beter te e-mailen op het werk.

Onderwerplijn

Dit lijkt zo voor de hand liggend, maar vele mensen vergeten een duidelijk onderwerp te vermelden in de onderwerplijn. Probeer de kern van de mail te benoemen. Zelf vermeld ik vaak ook in het onderwerp al of er actie nodig is.

Voorbeelden van duidelijke onderwerplijnen : 

‘Annulatie afspraak 2 aug’

‘Prijsvraag online coaching’

Team meeting 25/02 preparation – Action required!

Extra tip: als het onderwerp niet veel meer is dan wat je in de onderwerplijn zet, dan kan je ook gebruik maken van de afkorting EOM. EOM staat voor End Of Message. Dit geeft aan dat de onderwerplijn de enige tekst is. (dus geen tekst in de mail zelf). Dit is heel handig voor korte, snelle berichten en bespaart de ontvanger de moeite om de mail open te klikken.

Als iets heel dringend is zet ik dit ook in de onderwerplijn. Je kan mails ook markeren als dringend, maar als iets echt spoed vereist zet ik het in het onderwerp. Let op dat je dit niet te vaak doet want anders gaan mensen er op de duur geen rekening mee houden.  

CC en BCC

Waar ik mij ook een beetje aan erger is wanneer mensen de cc en bcc niet gebruiken zoals het hoort.

In het vak “aan” vermeld je iedereen voor wie de mail rechtstreeks van belang is of iedereen die actie moet ondernemen, kortom iedereen die het bericht echt móet lezen.

Het vak “cc” dient voor mensen die deze mail louter als informatie krijgen maar er niks mee hoeven te doen. Het is hier vooral de bedoeling om hen op de hoogte te houden van wat er speelt. Gebruik dit enkel als de persoon nut heeft aan de informatie. Het heeft geen zin de halve firma in cc te zetten.

Als je iemand in “Bcc” of blinde kopie zet betekent dat dat die persoon ook de mail ontvangt maar zonder dat dit zichtbaar is voor de andere geadresseerden. Soms kan dit nuttig zijn, maar wees hier toch voorzichtig mee. Het kan snel kleingeestig worden om iemand zonder medeweten van de geadresseerde ook een kopie van jouw bericht te sturen. Gebruik met beleid, zou ik zeggen.

Opgelet! In dit kader wil ik er ook op wijzen dat je bij het beantwoorden onderscheid maakt tussen “Beantwoorden” of “Allen beantwoorden”. Als je een discussie hebt met een groot aantal mensen in cc, en iedereen gaat “Allen beantwoorden”, dan ontploft jouw mailbox (en niet alleen de jouwe). Beantwoorden aan allen kies je heel bewust dus enkel als het antwoord ook echt iedereen aanbelangt. Voor andere berichten kies je gewoon “Beantwoorden”.

Aanspreking

Ik ontvang zeer vaak mails zonder aanspreking. Persoonlijk hou ik hier niet zo van. Ik spreek de mensen liever aan, soms met de voornaam, als het formeler is met Geachte, of Mijnheer of Mevrouw. Als ik weet dat de mail snel gelezen wordt dan durf ik ook gewoon beginnen met goedemorgen of goedemiddag. Naar mijn gevoel komt een mail persoonlijker over mét aanspreking.

Body van de mail

Na de aanspreking kom je tot de essentie in de body van je mail. Probeer hier zo beknopt mogelijk te beschrijven

• waarom je de mail stuurt
• welke actie je van de ontvanger verwacht
• wanneer je die actie verwacht
• als je bijlagen meestuurt is het handig om in de mail even te vermelden wat je meestuurt. Gewoon voor de duidelijkheid.

Een belangrijk onderdeel van beter e-mailen op het werk is duidelijk maken wat je van de lezer wil. Maak het dus niet verwarrend met meerdere calls to action. Indien mogelijk, beperk tot 1 CTA. Indien je toch meerdere dingen moet vragen, groepeer ze dan samen, zodat de lezer dit in één oogopslag kan zien.

Afsluiting

Ik probeer mijn mails altijd met een vriendelijk woord te beëindigen. Tekst op een scherm is emotieloos. Het is altijd fijn als je met enkele woordjes een positieve emotie in je bericht kan leggen. Als het niet heel formeel is durf ik zelf wel emoticons te gebruiken. Ik ben van mening dat dit ook een stuk is waarvoor ze dienen: emotie overbrengen in emotieloze tekst. Let wel op, dit kan enkel in informele zakelijke communicatie.  

Als je iets van iemand vraagt, bedank dan al vooraf. En een bericht afsluiten met ‘Nog een fijne werkdag! of ‘Prettig weekend’ is een kleine moeite maar maakt jouw mail veel persoonlijker.

Contactgegevens

Iets wat niet iedereen doet maar waar ik wel voorstander van ben is om onderaan je mail in je handtekening al jouw contactgegevens te vermelden. Dit betekent de naam van je firma, je jobtitel en ook jouw telefoonnummer. Nog beter als je een handtekening met foto hebt, dit maakt de communicatie persoonlijker.

Taalgebruik

Ik wil graag denken dat de manier waarop ik mijn mails schrijf mijn persoonlijkheid reflecteert. Ik zie mezelf als een vriendelijk en optimistisch persoon en ik wil dat de lezer dit ook zo aanvoelt. Dit betekent niet dat je je in je mails niet professioneel moet gedragen, maar professionele vriendelijkheid kost geen cent. Bovendien zijn mensen sneller geneigd jou te helpen of je mail te beantwoorden als je het op een vriendelijke manier vraagt. 

Dit vraagt misschien enige aanpassing in je woordkeuze maar vergelijk onderstaande vragen eens:

Gelieve mij dringend prijs te bezorgen voor … !!
of
Ik heb dringend een prijsopgave nodig voor... Ik zou het dan ook erg op prijs stellen als ik deze vandaag nog zou kunnen ontvangen. 

Gebruik iets vaker : indien mogelijk, als het kan, het zou fijn zijn als…in plaats van ik moet of ik wil. Hou er rekening mee dat de andere misschien ook een volle agenda heeft en dat jouw mailtje één van de vele in de inbox is. Zorg ervoor dat jouw mail eruit springt qua duidelijkheid en vriendelijkheid. Dit zorgt dikwijls voor een snellere respons.

Tenslotte

Probeer dezelfde dag nog op inkomende mail te antwoorden. Als je onmiddellijk de vraag kan afhandelen, zoveel te beter, dan hoef je er nadien niet meer aan te denken. Vraagt iemand een antwoord, stuur dat dan gelijk. Wil iemand een meeting, kijk in je agenda en bevestig of vraag een nieuwe datum.

Zal het antwoord iets langer op zich laten wachten? In dat geval stuur ik altijd een bericht met de melding dat ik hun vraag niet onmiddellijk kan behandelen maar dat ze tegen die of die datum het antwoord kunnen verwachten. Ik merk dat mensen geduldiger zijn als ze vooraf weten dat ze wat zullen moeten wachten. Hoe ben je zelf? Is het niet veel aangenamer als iemand jouw vraag alvast beantwoordt met de melding : ik ben met jou bezig… Mensen worden niet graag genegeerd, en geen antwoord krijgen voelt aan als genegeerd worden.

Dit waren ze… mijn tips om beter te e-mailen op het werk. Hopelijk inspireert het jullie om er tijdens het schrijven van de volgende mail rekening mee te houden.