Je hebt een eenmanszaak en je zaak is in opmars. Dit is uiteraard heel goed nieuws… Echter… als je onderneming groeit komt er vroeg of laat een moment dat je het niet meer alleen kan bolwerken. Op een bepaald moment beslis je om een aantal taken uit handen te geven. Wij begrijpen dat dit voor veel ‘solo-ondernemers’ een moeilijk gegeven is. Het is niet makkelijk om dingen af te geven als je gewoon bent om steeds alle touwtjes in handen te hebben. Hoe pak je dit aan? Is een virtueel assistent inhuren voor jou een geschikte oplossing?

Als je twijfelt om zaken uit handen te geven, bedenk dan dat een goede leidinggevende nog steeds alle touwtjes in handen heeft, maar de juiste taken weet te sturen en te delegeren. Bovendien is er een wezenlijk verschil tussen de relatie werkgever-werknemer enerzijds en de relatie opdrachtgever – virtueel assistent anderzijds. Bij dit laatste sta je eigenlijk op dezelfde hoogte, als opdrachtgever moet je jezelf niet zien als baas van, het gaat hier eerder om een samenwerking tussen 2 ondernemers.

Wat doet een virtueel assistent?

Een virtueel assistent (afgekort VA) is iemand die vanop afstand administratieve, creatieve of andere ondersteunende zaken uitvoert voor andere ondernemers. 

Jouw voordeel? Je kan ondersteuning op maat zoeken, dit kan zelfs al voor enkele uurtjes per week. Je kan met één VA werken voor algemene administratieve ondersteuning, maar als je echt gespecialiseerde hulp nodig hebt kan je ook met meerdere VA’s werken. Er zijn VA’s die vooral met het back office gebeuren bezighouden, er zijn social media managers, podcast managers, mensen die zich specialiseren in webteksten, maken van online cursussen enz. Het is maar net wat bij jou past. In vergelijking met in-house personeel is de investering in alle geval beperkter. 

Hoe ga je tewerk als je een virtueel assistent wil inhuren?

STAP 1 – taken oplijsten

Begin met een overzicht van alle taken die jij momenteel doet. Noteer gedurende een week alles wat je (werkgerelateerd) doet en hoeveel tijd je aan elke taak spendeert. Dit omvat niet enkel de momenten die je echt aan het werk bent, maar ook wanneer je tussendoor, ’s avonds of tijdens het weekend mailt, telefoneert of opzoekingwerk verricht.

STAP 2 – analyse

Bekijk je lijst op een objectieve manier. Zijn er bepaalde taken die je eventueel aan iemand anders zou kunnen overlaten? Zijn er zaken die je zou willen of moeten doen maar waar je niet aan toekomt? Zijn er dingen waar je misschien teveel tijd aan spendeert en waar het optimaliseren van het proces jou tijd zou besparen?

Enkele voorbeelden: je krijgt via mail veel vragen binnen van klanten of potentiële klanten. Vaak moet je dezelfde antwoorden sturen. Heb je al eens een lijstje met FAQs gemaakt? Schrijf dan voor elk een antwoord en maak er een sjabloon van dat je telkens kan hergebruiken. Is jouw mailbox goed georganiseerd? Je mailbox kan een waardevolle tool zijn om je productiviteit te verhogen, als je het juist gebruikt. Een VA e-mail manager kan jou hierbij helpen.

Een ander voorbeeld: je wil écht wel je eigen webteksten of blogposts blijven schrijven. Dat mag, maar is het ook nodig dat je deze zelf op je site zet, je deze zelf naleest of er geen foutjes in staan, dat je zelf alle foto’s erbij zoekt? Dit is iets waar je absoluut een virtueel assistent voor kan inhuren.

Als je de zaken op deze manier bekijkt dan besef je al snel dat je per week ettelijke uren kan besparen door bepaalde zaken strategisch te delegeren.

STAP 3 – modaliteiten

Als je hebt beslist welke taken je uit handen wil geven, moet je vervolgens beslissen op welke basis je iemand wil inschakelen: flexibel,  vaste uren per week, of eerder op projectbasis? Dit hangt uiteraard ook af van jouw budget. Vele virtueel assistenten bieden ook een pakket aan met een aantal uren die min of meer vrij op te nemen zijn binnen een bepaalde periode. Dit kan interessant zijn om te starten. Als de samenwerking dan goed verloopt en je duidelijkheid krijgt over het aantal uren die nodig zijn voor jou, dan kan je een gepastere samenwerkingsovereenkomst kiezen.

STAP 4 – op zoek naar jouw virtueel assistent

Eens je zicht hebt op de taken die je wil uitbesteden, is het goed om de competenties die je zoekt voor jouw virtueel assistent op te lijsten. Hiermee kan je gericht op zoek gaan. Dit kan via social media (Linkedin, Facebook, Instagram) of zelfs via Google. Je kan zelf via jouw social media melden dat je een VA wil inhuren met #virtueelassistent of #virtueelassistentgezocht of je kan op zoek gaan naar virtueel assistenten en hen direct contacteren.

Heb je iemand gevonden die jou geschikt lijkt? Organiseer een videocall voor een verkennend gesprek. Een VA moet jou tijdens dit gesprek vertrouwen geven dat hij of zij over de nodige competenties beschikt. Bovendien is het ook belangrijk voor de toekomstige samenwerking dat het op persoonlijk vlak klikt. Als er geen persoonlijke match is dan is er ook geen goede communicatie, een essentiële vereiste voor een goede werkrelatie met jouw virtueel assistent. 

Heb je iemand in gedachten maar beschikt zij (of hij) niet over alle gevraagde competenties? Praat erover met die persoon en peil de reactie. Veel zaken zijn snel aan te leren. Een goede VA is flexibel en leert snel. Bovendien kan er ook gepraat worden over het tarief. Bij Touched by a Word hanteren wij aangepast tarief indien gevraagde competenties nog aan te leren zijn. Dikwijls zijn dit zaken die ons als VA ook sterker maken, dus het voordeel is aan 2 kanten.

Extra tip: voor een groeiende onderneming is het een absolute meerwaarde als jouw virtueel assistent ook echt meedenkt met jou, zeker als je op zoek bent naar een VA voor een langdurige samenwerking. Probeer dit reeds aan te voelen op basis van vragen die hij of zij stelt tijdens het gesprek. 

STAP 5 – samenwerkingsovereenkomst

Heb je de juiste persoon gevonden? Vergeet dan niet de samenwerkings-en betalingsmodaliteiten duidelijk op papier te zetten. Goede afspraken maken goede samenwerkingen. Zorg ervoor dat de taak duidelijk omschreven is, inhoud en duur van de overeenkomst, eventuele deadlines, vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden. Indien er teksten geschreven worden, denk na over intellectuele eigendom. Een clausule over vertrouwelijkheid wordt ook meestal op één of andere manier in de overeenkomst opgenomen. Indien je als VA voor meerdere opdrachtgevers werkt kan het ook nuttig zijn duidelijk te maken wanneer je beschikbaar bent. Vergeet ook geen clausule op te nemen over eventuele verlenging of beëindiging van de overeenkomst.

Twijfel jij nog of een virtueel assistent inhuren voor jou een oplossing kan zijn? Contacteer ons voor een gesprek, geheel vrijblijvend via info@touchedbyaword.be.