Inleiding

Je hebt jaren hard gewerkt en je inspanningen hebben hun vruchten afgeworpen. Je zaak is een succes, je krijgt meer en meer klanten en je zakencijfer gaat de hoogte in. Prachtig, toch? Echter, met de groei van je onderneming komt ook veel meer werk kijken. Als je zaak blijft doorgroeien komt er vroeg of laat een punt waarop de balans tussen werk en privéleven niet meer in evenwicht is. Je zou echt wel hulp kunnen gebruiken, maar je ziet het helemaal niet zitten om een werknemer in dienst te nemen, dus je ploegt maar verder. Er is nochtans een ideale oplossing voor jouw probleem: een virtueel assistent inschakelen!

Wat is een virtueel assistent of VA? “Een virtueel assistent (VA) is iemand die vanop afstand administratieve, creatieve of andere ondersteunende zaken uitvoert voor andere ondernemers”

Virtueel assistenten bieden diverse diensten aan, gaande van algemene administratieve ondersteuning tot social media marketing, sommigen specialiseren zich in websites of hebben meer technische skills. Ze hebben echter allemaal één ding gemeen: ze bieden hun diensten op zelfstandige basis of freelance aan vanuit hun thuiskantoor.

Misschien had je al gehoord van virtuele assistenten, maar ben je nog niet overtuigd dat dit voor jou een oplossing kan betekenen. Misschien dat dit artikel jou kan helpen de stap zetten.

Waarom een virtueel assistent inschakelen?

De hoofdreden om een VA in te huren is uiteraard omdat je de hoeveelheid werk zelf niet meer kan bolwerken. Je bent van vroeg in de ochtend tot laat in de avond bezig met je werk. Zelfs tijdens de weekends ben je constant met je werk bezig, je hebt het gevoel dat je je partner en kinderen verwaarloost. Afspraken met vrienden worden ook telkens op de lange baan geschoven. Misschien wil je graag gaan sporten maar heb je gewoon geen tijd…

Bedenk eens hoe je leven zou veranderen als je meer tijd voor die dingen zou kunnen vrijmaken en toch ook voor je zaak alles op een rijtje te hebben? Een VA kan voor jou de perfecte oplossing zijn.

Mensen die al lang solo ondernemen hebben het soms moeilijk om open te staan voor het idee om een deel van hun werk over te laten aan iemand anders. Ik overloop even de 5 grootste redenen waarom ze geen hulp inschakelen.

1. Geen tijd 

Dit is natuurlijk een patstelling – je hebt geen tijd om iemand aan te nemen/in te werken maar doordat er niemand is om je te helpen blijf je geen tijd hebben. Wat ga je dan doen? Wachten tot je wel tijd hebt? Als de zaken goed gaan, zal je nooit tijd hebben, integendeel, de nood voor hulp zal steeds groter worden. 

Denk eraan dat als je een goede VA inhuurt, deze zeer snel kan inpikken op jouw noden. Een duidelijk intake gesprek en regelmatige communicatie tussendoor is belangrijk, maar een goede assistent begrijpt jouw bedrijf, denkt mee en kan zelfstandig werken.

2. Het werk dat ik doe kan ik niet aan anderen overlaten

Er zullen altijd taken zijn die je best zelf blijft doen, maar bekijk eens hoe je je dagelijkse werkuren besteedt? Daar zijn vast wel taken die je wel degelijk kan delegeren. Heb je al eens aan een e-mail manager gedacht? Iemand die de overvloed aan mails in jouw mailbox filtert en enkel de belangrijke zaken aan jou doorgeeft? Die een FAQ lijst opstelt zodat er mails voorbereid zijn met antwoorden die vaak terugkomen, iemand die afspraken in jouw agenda kan zetten en bevestigen, reschedulen of weigeren?  Voor sommigen kan enkel dit outsourcen reeds enkele uren per week tijd vrijmaken.

Delegeren kan je leren!

3. Angst om de controle te verliezen

Je hebt hard gewerkt om te staan waar je nu staat. Jouw zaak is als jouw kindje, de eerste keer dat je je kind ergens moest achterlaten was het ook met een klein hartje. Een stukje van je zaak afgeven of delen doet is in het begin ook moeilijk, maar voor je het weet is het vooral een opluchting om er niet meer alleen voor te staan.

Met een goede VA heb je een goede verstandhouding – zij houdt jou op de hoogte van de taken waar zij mee bezig is en zorgt ook voor het implementeren van processen waardoor jij altijd weet wat er speelt. Je kan zaken aan haar overlaten zonder echt uit de loop te zijn. Uiteraard is dit ook iets wat moet groeien… in het begin geef je uiteraard niet de belangrijkste taken uit handen. Naarmate je voelt dat de samenwerking goed gaat bouw je vertrouwen op en zal je meer durven loslaten. Hier is het dan wel belangrijk dat je vooraf aangeeft dat je op zoek bent naar een langdurige samenwerking.

4. Vertrouwelijke gegevens

Indien je nauw met iemand samenwerkt, dan komt er een moment waarop belangrijke informatie met die persoon gedeeld wordt, of het nu gaat over paswoorden voor je data of andere vertrouwelijke zaken. Dit is niet anders dan als je gewone werknemers aanwerft. Ook hier kan je het vertrouwen geleidelijk aan opbouwen. Bovendien bestaan er ook tools om gevoelige gegevens zoals paswoorden en andere op een veilige manier te delen. Verder kan je in een samenwerkingscontract bepaalde modules opnemen inzake bescherming van gegevens.

5. Kosten

Een virtueel assistent inhuren is inderdaad een investering. Echter, als je vergelijkt met een vaste werknemer dan zijn de kosten veel lager. Je hoeft geen ruimte te voorzien voor je medewerker, geen computer of telefoon. Je betaalt geen ziektekostenverzekering of sociale lasten, geen vakantiegeld noch dertiende maand en je hoeft ook niet te betalen bij ziekte.  Bovendien is de kost van een VA volledig af te trekken als beroepskost. Jij hebt intussen meer tijd om je zaak uit te bouwen, dus om je inkomsten te verhogen. Dit is een investering die altijd rendeert. 

Neem eens een moment om de situatie voor jezelf te bekijken. Is de balans tussen je werk en je privéleven zoek en wil je er graag iets aan doen? Neem dan die belangrijke stap om wat werk uit handen te geven. Eens die beslissing is genomen en mensen voelen dat ze meer ademruimte krijgen vragen ze zich af waarom ze die beslissing nog niet eerder hadden genomen.

Vraag jij je af of een virtueel assistent ook iets voor jou kan zijn? Contacteer ons volledig vrijblijvend en wij bekijken met jou wat er mogelijk is.